Pentingnya Komunikasi yang Efektif
dalam Bisnis
Peran penting kemampuan
berkomunikasi yang harus dimiliki oleh pelaku bisnis
Dalam dunia bisnis, kemampuan komunikasi baik secara verbal
maupun non verbal, lisan maupun tulisan, simbolik maupun interaksi merupakan
hal penting yang harus dimiliki oleh pelaku bisnis. Bahkan dari beberapa
survey, kemampuan komunikasi merupakan elemen penting yang menjadi persyaratan
utama dalam kepribadian yang harus dimiliki pelaku bisnis. Lalu seberapa
pentingnya komunikasi yang efektif dalam berbisnis? Apa yang harus dilakukan
dalam komunikasi bisnis yang efektif, poin-poin apakah dalam komunikasi bisnis
tertulis, dan bagaimana kita bisa menemukan tantangan dari komunikasi bisnis
merupakan pokok bahasan yang penting dalam dunia bisnis.
Komunikasi yang efektif merupakan sarana yang penting untuk
memperoleh kesuksesan dalam suatu perusahaan. Ini membantu menaikkan kepuasan
kerja, produktivitas, dan keuntungan. Komunikasi yang efektif adalah nyawa dari
setiap organisasi dan suatu kunci kesuksesan dalam bisnis.
Secara internal, komunikasi yang baik adalah mampu menjaga manajemen dalam
menjaga stabilitasnya; dapat memotivasi karyawannya, dapat mengetahui
perkembangan perusahaan dengan baik, karyawan dapat memahami kebijakan
perusahaan dengan baik, dll. Sedangkan secaraeksternal, komunikasi yang baik
mampu menjaga citra perusahaan di mata lingkungannya, mampu memberikan
kontribusi positif bagi lingkungannya atas isu-isu yang dikembangkan, mampu
menjaga hubungan baik dengan mitra kerja, supplier, dan masyarakat sekitar yang
pada akhirnya mampu memberikan kontribusi positif bagi perusahaan.
Kemampuan komunikasi juga nilai mutlak bagi kesuksesan
seorang individu, baik ia seorang pelaku bisnis maupun tidak. Bagaimana
seseorang berinteraksi dengan orang lain, bagaimana seseorang ‘menampilkan’
kemampuannya, bagaimana seseorang berperan secara aktif dalam masyarakat,
…semua keberhasilan bergantung pada kemampuan seseorang dalam berkomunikasi.
Tantangan dalam Komunikasi Bisnis :
·
Membantu
citra perusahaan anda
Tanyakan pada diri anda jika citra perusahaan anda sedikit
lebih baik karena Anda. Beberapa komunikasi sangat penting untuk suatu
perusahaan sehingga mereka dapat memenangkan ribuan bahkan miliaran dolar untuk
bisnis.
·
Jadilah
antusias dan kompeten
Melakukan pekerjaan dengan antusias dan kompeten membantu
penerima dan memberi.
·
Mempersiapkan
dengan Matang
Banyak orang dapat mempelajari komunikasi secara efektif
untuk bisnis seperti yang mereka inginkan. Ditambah lagi, persyaratan berikut
ini harus dimiliki yaitu: humoris dan mudah memahami.
Proses Komunikasi dan Miskomunikasi
Proses komunikasi dan peluang
terjadinya miskomunikasi
Komunikasi adalah proses pemancaran suatu pesan
sehingga penerima memahaminya. Komunikasi dikatakan efektif jika mendapatkan
respon dari penerima pesan. Singkatnya, komunikasi adalah suatu proses timbal
balik dua arah untuk tukar menukar pesan atau informasi antar manusia. Tapi
dalam implementasinya, kadangkala terjadi miskomunikasi. Miskomunikasi bisa
ditinjau dari berbagai ilmu seperti psikologi, sosiologi, ilmu semantik, ilmu
komunikasi, dan hubungan antar manusia.
Prinsip yang fundamental mengenai Komunikasi adalah ketika
simbol –simbol yang digunakan, secara esensial bisa dipahami secara seragam
baik oleh pengirim maupun penerima pesan.
Hubungan timbal balik antara pengirim pesan dan penerima
sangat mempengaruhi efektifitas komunikasi. Ketika seseorang mengirimkan suatu
pesan, bisa dikatakan dia ini adalah penulis atau pembicara, tergantung caranya
berkomunikasi secara oral atau tertulis. Demikian juga ketika berlaku
sebagai encoder. Seseorang berusaha untuk memilih simbol-simbol, biasanya
adalah kata-kata, yang bisa mengekspresikan pesan dan mendapatkan respons yang
diinginkan dari penerima pesan. Kata-kata yang dipilih harus disesuaikan
dengan kosakata penerima sehingga bisa dengan mudah dipahami oleh mereka.
Selain menggunakan kata-kata verbal, komunikasi juga boleh menggunakan
lambang-lambang non verbal seperti ekspresi wajah, gerakan tangan, gerakan
tubuh, status pekerjaan dan penampilan seseorang. Penerima pesan disebut
juga pembaca atau pendengar tergantung melalui media apa pesan diterima.
Penerima pesan juga perceiver dan decoder. Komunikasi belum bisa
dikatakan komplit atau sempurna jika belum mendapatkan feedback dari penerima
pesan. Kalau penerima salah dalam menafsirkan pesan berarti telah terjadi
miscommunication. Berhasil tidaknya sebuah proses komunikasi, bisa diukur
dari feedback yang diterima.
Proses komunikasi akan lancar apabila pesan mampu dimaknai /
dipahami sebagaimana maksud si penyampai pesan tanpa menimbulkan efek negatif.
Kesesuaian penafsiran pesan atau kesalahan penafsiran biasanya didasari oleh
kesamaan atau perbedaan frame of reference dari faktor psikologis,
kultur, sosiologis, dll.
Karena pada dasarnya setiap orang diciptakan dengan berbagai
perbedaan. Ketika simbol-simbol tersebut salah diartikan atau salah
diinterpretasikan maka akan terjadi miskomunikasi. Dan proses komunikasi
hendaknya dirancang untuk meminimalis sesedikit mungkin terjadinya perbedaan
persepsi yang menjadi peluang terjadinya miskomunikasi.
Infering merupakan satu pengambilan keputusan yang
didasarkan fakta-fakta yang relevan sebagai dasar proses pengambilan keputusan.
Dalam dunia bisnis, infering merupakan masalah vital yang harus dicermati.
Karena dengan infering yang salah, keputusan penting yang berkaitan dengan
pengelolaan bisnis akan salah juga. Karena bisnis dibangun berdasarkan
kepercayaan, dan kepercayaan salah satunya bisa dibangun dengan komunikasi yang
baik.
Prinsip-Prinsip Dalam Menulis Surat
Bisnis I & II
Prinsip-prinsip yang digunakan dalam
tata tulis suatu surat bisnis
Dalam bisnis, komunikasi dilakukan dengan berbagai metode
dan media. Salah satu metode yang cukup penting dalam dunia bisnis adalah
penulisan pesan dalam bentuk surat bisnis. Surat menyurat dalam dunia bisnis
merupakan aktivitas pertukaran informasi dan data secara tertulis, guna menunjuang
kegiatan bisnis, baik itu antar individu dalam perusahaan, antara perusahaan
dengan pelanggannya, antara perusahaaan dengan perusahaan lain, atau antara
perusahaan dengan pihak lain yang terkait. Direct mail, misalnya, merupakan
salah satu metode promosi dan komunikasi yang diarahkan langsung pada satu
individu sebagai target market. Atau surat kerjasama bisnis, sebagai bukti
otentik terjadinya kerjasama bisnis antara dunia industri dengan pihak lain.
Dan isi surat bisa bermacam – macam, mulai dari pemberitahuan,
pengumuman, pernyataan, permohonan, permintaan, laporan dan sebagainya. Dan
bahkan yang penting adalah, surat menyurat dalam dunia bisnis merupakan suatu
bukti otentik untuk sebuah kerjasama, sehingga harus informatif dan komunikatif
agar tidak menimbulkan bias persepsi yang bisa merugikan bisnis itu sendiri.
Dalam membuat surat bisnis terdapat aturan tata tulis surat
bisnis yang tersusun dalam konsep 7 C, yaitu meliputi :
(1) COMPLETENESS –
KELENGKAPAN
Kelengkapan dalam penulisan pesan dianggap penting, untuk
beberapa alasan. Pertama, pesan yang lengkap, ibaratnya
merupakan pembawa hasil yang diharapkan, tanpa pencantuman pesan tambahan yang
sia-sia. Kedua, pesan yang lengkap, bisa digunakan untuk
membangun goodwilldengan lebih baik. Ketiga, pesan yang
lengkap, bisa menghindarkan pembuat pesan, dari keterlibatan dengan perkara –
perkara hukum yang bisa menghabiskan banyak biaya, yang bisa saja terjadi jika
suatu informasi penting tidak disampaikan/dicantumkan. Keempat,
pesan yang lengkap dan efektif dalam suatu surat, bisa merubah suatu surat yang
seolah tak ada hubungannya, secara mengejutkan menjadi penting.
(2) CONCISENESS –
KERINGKASAN
Banyak para pebisnis eksekutif percaya keringkasan adalah
hal terpenting dalam prinsip penulisan. Karena pesan yang memuat terlalu banyak
kata membutuhkan waktu lebih untuk membaca ataupun menulisnya. Keringkasan
disini adalah mengatakan apa yang harus dikatakan dalam sesedikit mungkin kata,
tanpa mengorbankan kelengkapan dan kesopanan. Keringkasan memberi kontribusi
dalam penekanan pesan. Dengan mengeliminasi kata yang tidak penting, maka ide –
ide / gagasan penting akan lebih nampak.
(3) CONSIDERATION –
PERTIMBANGAN
Consideration/pertimbangan maksudnya adalah kita
telah menyiapkan tiap pesan dengan penerimanya dalam benak kita, dan coba untuk
menempatkan diri kita di posisinya. Tangani segala hal melalui sudut pandang
penerima pesan. Pemikiran dengan pertimbangan ini dikenal juga dengan you-attitude,
empati, sentuhan kemanusiaan, pemahaman human nature.
Sebenarnya, consideration mendasari 6C yang lain
dalam penulisan bisnis yang baik. Consideration ini, membuat kita
menyesuaikan bahasa kita dan isi pesan kita pada kebutuhan pembaca kita ketika
kita membuat pesan yang lengkap, ringkas, konkret, jelas, sopas dan benar.
(4) CONCRETENESS –
KEKONKRITAN
Menulis secara konkrit, berarti menulis secara spesifik,
pasti dan gamblang bukannya samar – samar dan umum.
(5) CLARITY – KEJELASAN
Clarity artinya pesan yang kita buat harus benar (sesuai
fakta) sehingga tidak akan menimbulkan kesalahpahaman pada apa yang akan kita
sampaikan. Sangat sulit membawa pembaca mengartikan “kata” sama dengan apa yang
ada dalam pikiran kita, karena setiap orang memiliki pengalaman yang berbeda,
dan tiap orang juga memiliki “kata” atau istilah yang berbeda-beda.
(6) COURTESY – KESOPANAN
Pesan yang sopan membantu kita menjalin rekanan bisnis di
masa mendatang, seperti teman baru. Sopan tidak melulu menggunakan kata “mohon”
atau “terimakasih”, tetapi bisa dilakukan dengan mengikuti beberapa cara, yaitu
:
·
Menjadi
bijaksana dan menghargai orang
·
Menghilangkan
rasa takut, jengkel, atau merendahkan
·
Memberi
dan memaafkan dengan ikhlas
·
Membalas
surat dengan tepat
(7) CORRECTNESS – KEBENARAN
Beberapa orang memiliki konsep yang menyimpang dari prinsip kebenaran.
Mereka pikir itu hanya terdiri dari tata bahasa yang tepat, tanda baca, dan
ejaan. Yang benar adalah bahwa pesan mungkin menjadi sempurna mekanisme dan
tata bahasanya tapi masih menghina atau kehilangan pelanggan dan gagal untuk
mencapai tujuannya. Dalam arti luas, istilah kebenaran, sebagaimana diterapkan
pada bisnis surat atau laporan, berarti penulis harus:
1. Menggunakan tingkat bahasa yang
benar
2. Hanya mencakup fakta-fakta yang
akurat, kata-kata, dan angka
3. Mempertahankan diterima mekanika
menulis
4. Nonsexist memilih ekspresi
5. Menerapkan semua kualitas C terkait
lainnya
Jadi surat bisnis yang baik harus lengkap akan informasi
yang dibutuhkan, ringkas dalam penggunaan katanya, memperhatikan kebutuhan
pembacanya, konkrit dalam menggambarkan materi terkait, jelas dalam pemahaman,
sopan dalam penulisannya, dan benar dalam hal informasi yang diberikan. Selama
surat bisnis mampu ditulis sesuai kaidah-kaidahnya, maka surat bisnis itupun
akan mampu berperan secara maksimal sebagamana peran penting yang diembannya
sebagai media komunikasi, informasi, dan duta pencitraan bagi suatu bidang
usaha.
Merencanakan Komunikasi
Proses perencanaan dalam menjalin
hubungan komunikasi bisnis
Komunikasi dalama dunia bisnis sangat penting, sehingga
dalam pelaksanaannya perlu perencanaan yang matang agar tidak menimbulkan
dampak persepsi yang salah dari pesan yang disampaikannya itu. Terdapat 6
(enam) langkah perencanaan komunikasi bagi para pebisnis, yaitu :
(1) Kenali tujuan
Tujuan merupakan uraian utama dalam sebuah pesan bisnis.
Dari tujuan itu orang bisa melanjutkan untuk membaca dokumen bisnis ataupun
tidak. Sebuah tujuan menggambarkan nilai penting dari sebuah maksud,
hubungan, atau kerjasama.
(2) Posisikan Anda sebagai pembaca
Menempatkan diri kita sebagai penerima pesan bisa juga
menjadi solusi dalam menciptakan strategi dan bahasa komunikasi dalam menulis
dokumen bisnis, karena informasi akan mampu disampaikan berdasarkan sudut
pandang si penerima pesan.
(3) Pilihlah ide-ide
Agar surat bisnis bersifat ringkas dan informatif, tentunya
harus mencakup inti-inti pesan secara ringkas dan jelas. Perencanaan meliputi
proses penyusunan pesan dalam pola yang sistematis, sehingga mampu dipahami
dengan mudah.
(4) Dapatkan semua fakta
Fakta sangat penting untuk menguatkan sebuah
pesan/informasi. Bila pesan dari sebuah dokumen bisnis perlu untuk didukung
oleh sebuah fakta, maka sangat penting untuk mencantumkan tanggal, pendapat,
tokoh, lokasi, dll yang bisa diandalkan dalam menampilkan kebenaran atas apa
yang disampaikan dalam pesan.
(5) Organisir ide-ide Anda
Tidak semua hal yang kita anggap penting layak untuk
disampaikan dalam sebuah dokumen bisnis. Dan tidak semua yang penting tersebut
dianggap penting juga oleh pembaca. Sehingga kita perlu mengorganisir pesan apa
yang bisa kita sampaikan dan bagaimana menyampaikannya.
(6) Koreksi penulisan
Sebelum dokumen bisnis dicetak, akan lebih baik apabila
diteliti secara seksama isi dokumen dan tata tulisnya. Penataan pesan secara
rapi dan sistematis akan sangat membantu pembaca untuk mau membaca dan memahami
isi dokumen yang kita buat.
Akan sangat dipahami jika dokumen yang mencakup pesan-pesan
bisnis memang harus dipersiapkan secara matang, karena dari sinilah komunikasi
bisnis dijalin.
Pemberitaan yang Bagus & Pesan
yang Netral
Penyampaian berita bagus dan
pesan-pesan yang bertendensi netral
Dalam bisnis, seringkali kita harus dihadapakan pada
permasalahan dimana kita harus menyampaikan pesan yang merupakan berita baik
atau sekedar pesan yang baik dn menyenangkan bagi konsumen/pelanggan. Perlu
sistematika yang baik untuk menulis pesan pemberitaan yang baik ini,
karena bila apa yang kita sampaikan adalah sesuatu yang
baik/menyenangkan, maka akan berdampak si penerima pesan akan membacanya dengan
seksama, dengan perasaan gembira, sehingga akan dengan mudah menerima pesan
tersebut. Tapi jika materi yang kita sampaikan tidak sistematis, maka pesannya
akan sangat membingungkan dan menimbulkan ketidakpercayaan. Pesan yang
mempunyai pesan dengan tendensi netral tentu saja akan juga akan mendapat
reaksi yang sama. Biasanya yang terjadi adalah orang akan cenderung bereaksi
biasa-biasa saja, atau justru sangat bahagia.
Seringkali, sebuah pesan dengan dua jenis karakter ini
disampaikan dengan struktur sebagai berikut :
~ Di awal selalu diawali oleh berita terbaik
sebagai gagasan utama. Disampaikan dengan bahasa yang memotivasi.
~ Penjelasan, yang mencakup satu atau lebih hal
meliputi semua rincian teknis yang diperlukan, pernyataan yang jelas tentang
tindakan yang diinginkan dan motivasi untuk bertindak, dan kesediaan untuk
membantu lebih lanjut.
~ Dan di akhir, dengan sikap ramah dan positif
untuk memberikan penghargaan diikuti ucapan selamat dan terima kasih karena
telah menjadi konsumen/ pelangan yang baik.
Ending paragraph yang menyenangkan.
1. Menyarankan tindakan dengan bahan
promosi penjualan
2. Mengomentari dan membuat pembaca
senang akan mendapatkan sesuatu yang berkualitas baik dari apa yang pernah
mereka kirim
3. Menyatakan penghargaan bahwa pembaca
meluangkan waktu untuk menulis
4. Menghilangkan pikiran negatif,
seperti permintaan maaf dari kesalahan ketidaknyamanan yang ditimbulkan
Sedangkan untuk mengatasi kesalahan yang dilakukan oleh
konsumen/pelanggan, Anda dapat mulai dengan berita terbaik dan lanjutkan dengan
pola yang biasa atau Anda dapat memulai dengan suatu pernyataan yang mendapat
pada langkah dengan pembaca, kemudian menjelaskan kesalahan, dan setelah itu
memberikan solusi atas permasalahan dan diakhiri dengan ucapa terima kasih atas
masukan dan loyalitas konsumen/pelanggan tersebut.
Penyampaian Pesan tentang Berita
Buruk
Penulisan & penyampaina pesan
untuk menyampaikan berita buruk dalam bisnis
Dalam dunia bisnis, kadangkala kita harus membuat suatu
surat yang akan membuat penerima surat akan merasa kecewa atau tidak
diuntungkan dalam situasi tertentu, maka diperlukan rencana khusus dan
kehati-hatian dalam memilih kata. Seorang penulis surat yang kompeten bisa
menjadi pemenang atau memiliki pelanggan bagi perusahaan meskipun harus menolak
permintaan seseorang yang dapat merugikan orang / perusahaan tersebut, yang
meliputi :
1. Surat jawaban yang tidak
menguntungkan
2. Surat jawaban yang tidak
menguntungkan dan tidak dimintaAnswering sales-related inquiries when the
information is undesirable
1. Answering sales-related inquiries
when the information is undesirable Menjawab pertanyaan terkait penjualan
terhadap informasi yang tidak diinginkan
2. Answering nonsales-related inquiries
when the information is undesirable Menjawab pertanyaan terkait non
penjualan terhadap informasi yang tidak diinginkan
3. Refusin g,,
adjustments on claims and complaints menolak penyesuaian pada klaim dan keluhan
4. Refusing credit Menolak kredit
5. Acknowled g in g
orders you can’t fill now or at all memberi penolakan dalam pesanan Anda tidak
dapat mengisi sekarang atau sama sekali
6. Declinin g requests
for favors menolak permintaan untuk bantuan
7. Turning down contract or work offers
Menolak kerja kontrak atau menawarkan
1. Announcing bad news about prices
and/or services Requiring minimum orders and/or deposits Mengumumkan berita
buruk tentang harga dan / atau jasa
2. Meminta pesanan minimum dan / atau
deposito
3. Penalizing for nonconformity with
rules and procedures Conveying other bad newsMemperkarakan ketidaksesuaian
(permintaan) dengan peraturan dan prosedur
4. Penyampaian berita buruk lainnya
Sikap yang tepat dibutuhkan untuk menulis surat dengan pesan
berisi pesan yang buruk, karena sikap yang benar terhadap penerima Anda akan
mempengaruhi nada surat dan efektivitas surat tersebut.
Untuk menulis surat dengan pesan berisi berita buruk,
penekanan tujuan pada setiap berita buruk adalah untuk menyajikan fakta-fakta
yang tidak menyenangkan Anda—dengan cara sedemikian rupa sehingga pembaca akan
menganggap Anda adil dan masuk akal, serta diharapkan mereka tetap menjadi
teman bagi organisasi yang Anda wakili.Your choice of message plan is
influenced by the circumstances— y our purpose, y
our relationship to the reader, and the particular facts in
each case. Pilihan Anda dalam merencanakan pesan dipengaruhi oleh beberapa
kondisi, yakni tujuan Anda, hubungan dengan pembaca, dan fakta-fakta tertentu
dalam setiap kasus. Sertakan kejujuran dalam memberikan alasan kepada pembaca
mengapa berada dalam situasi dimana masalah harus ditangani berbeda dari cara
yang mereka harapkan. Buatlah keputusan yang jelas, positif, dan ringkas;
tanamkan dalam materi yang baik, jika mungkin.
Ketulusan yang sungguh-sungguh harus mendasari kata-kata apa
pun yang Anda gunakan untuk menunjukkan pesan Anda. The writer who has a true
feelin g of goodwill Penulis yang memiliki feeling
yang benar terhadap niat baik message. feelingtoward every customer will
find it easier to convey a bad-news message effectively and at the same time
protect the interests of the compansetiap pelanggan akan lebih mudah untuk
menyampaikan pesan berita buruk secara efektif dan pada saat yang sama juga
melindungi kepentingan perusahaan.
Penampilan dan Penggunaan dari Media
Pesan Bisnis
Kaidah penulisan pesan melalui media
dalam duni bisnis
Sebuah surat bisnis seringkali disusun dan ditulis oleh
sekretaris, tatapi ketika kita menandatanganinya, maka kita adalah penanggung
jawab dari semua pesan yang tersampaikan di dalam surat tersebut. Kesan pertama
dari si penerima pesan adalah bentuk fisik surat tersebut. Bagaimana ia ditulis
dan pada media apa surat itu dituliskan sangat menentukan sikap si penerima
surat tersebut.
Secara umum, sebuah surat mencakup struktur fisik sebagai
berikut :
1. Heading (kepala surat)
Heading menunjukkan darimana surat ini berasal, dan juga
kapan surat itu dibuat.
1. Alamat
Ketika menuliskan nama, harus mencantumkan title dan
jabatan. Bila dibawah suatu instansi tertentu, ia harus menyebutkan nama grup
yang bersangkutan serta alamatnya secara lengkap.
1. Salam hormat
Salam hormat adalah salam yang sangat akrab yang terdapat
dalam sebuah surat. Akan lebih baik apabila salam hormat disampaikan sesuai
dengan latar belakang etnis, agama, atau siatuasi si penerima surat.
1. Badan surat
Merupakan inti dari isi surat, yaitu suatu pesan yang Anda
sampaikan. Penulisan pesan itu harus memenuhi kaidah tata tulis yang benar,
sehingga nyaman untuk dibaca dan dipahami.
1. Bagian penutup yang bersifat memuji
Bagian penutup harus dibuat dengan rasa hormat, baik formal
atau informal, dengan salutasi anda.
1. Tanda tangan
Anda dapat memasukkan dalam tempat tandatangan untuk
identifikasi yang terpisah- nama perusahaan anda, tandatangan anda, nama jelas
anda, dan title bisnis anda.
1. Referensi
Inisial anda biasanya terlihat disebelah kiri margin, pada
baris yang sama di baris terakhir pada tempat tandatangan anda. Atau 1 atau 2
baris dibawahnya. Jika nama anda diketik pada margin kiri, inisial pengetik
juga akan berada pada tempat yang sama.
Sedangkan media yang biasnya digunakan untuk menuliskan
pesan bisnis dalam bentuk ‘surat bisnis’ kecuali surat konfensional,
diantaranya adalah :
1. Email
2. SMS (Short Message Service)
3. Kartu
4. Layanan jejaring (Facebook, Twiter,
dll)
5. dll
Pesan Penagihan -Tertulis dan Lisan
Pesan penagihan sebagai salah satu
elemen penting dalam bisnis
Dalam pengelolaan bisnis, kegiatan penagihan menjadi salah
satu aktifitas yang biasa. dalam proses penagihan hutang pada ‘customer’.
Setiap komunitas memiliki budaya dan karakter masing – masing.
Beragam pendekatan perlu dilakukan sehingga penagih dapat
memenuhi kewajiban membayar mereka. Ada beragam alasan mengapa klien memiliki
pinjaman. Mungkin karena untuk kebutuhan primer, kebutuhan sekunder atau untuk
kebutuhan yang tidak terduga lainnya. Dengan memahami karakter pengutang,
penagih dapat menentukan langkah berikutnya, bahkan kalau situasi memungkinkan
membantu pengutang untuk mengatur cicilan pembayaran mereka. Penagih juga perlu
mengetahui tipe-tipe orang yang berhutang.Beragamnya karakter orang menjadikan
pesan komunikasi ditanggapi secara berlainan oleh masing-masing individu. Ada
tiga jenis tipe orang yang berhutang antara lain adalah : 1) orang berhutang
yang baik pembayarannya; 2)orang yang selalu membayar hutangnya tetapi
terlambat dan harus sering diingatkan; dan 3) orang yang berhutang sering
terlambat melakukan pembayaran. Masing-masing tipe tersebut perlu perlakuan
yang berbeda dalam penyampaian pesan.
Ada empat hal yang perlu diperhatikan dalam penagihan pesan
yaitu :
1. Sikap yang baik dalam menagih
2. Tahapan pesan,variasi rangkaian
pesan penagihan
3. Prosedur penagihan
Cara penagih hutang menulis pesan atau melakukan
negosiasi sangat menentukan tindakan pada klien untuk langkah berikutnya.
Klien tidak hanya sekedar mendengar kalimat yang disampaikan tetapi juga
membaca dan menilai sikap kita. Jadi syarat utama dalam komunikasi yang efektif
adalah karakter tokoh yang dibangun dari fondasi etika dan integritas
pribadi yang kuat. Ketrampilan melakukan komunikasi yang efektif akan berperan
besar dalam mendukung pencapaian tujuan dari aktivitas dalam hal ini adalah
pembayaran uang dari klien. Untuk dapat melakukan komunikasi yang efektif, maka
kemampuan untuk mengirimkan pesan atau informasi yang baik, serta ketrampilan
menggunakan berbagai media atau alat audio visual merupakan bagian yang
penting.
Keberhasilan penagihan pesan baik secara tertulis maupun
lisan ini sangat ditentukan oleh kesamaan pemahaman antara orang-orang yang
terlibat dalam komunikasi. Kesamaan pemahaman ini dipengaruhi oleh kejelasan
pesan, perilaku komunikasi,cara penyampaian pesan dan situasi (tempat dan
waktu) komunikasi. Dengan demikian apabila komunikasi itu berjalan dengan baik,
banyak manfaat yang akan diraih yaitu : mempercepat penyelesaian masalah,
memperkuat pengambilan keputusan, meningkatkan profesionalisme, memberikan
respon yang positif terhadap klien, meningkatkan produktivitas dan memperkuat
hubungan bisnis.
Untuk memulai sebuah bisnis perlu perjanjian yang jelas.
Jangan main asal percaya pada orang yang belum begitu kita kenal. Kita perlu
memahami seberapa dekat kita dengan orang yang akan menjadi teman bisnis
kita,sehingga kita tahu karakter yang melekat padanya. Apabila sudah kenal,
kedekatan sudah dapat menjadi garansi. Apabila kita membawa suatu masalah
bisnis ke dalam suatu ranah hukum,maka yang terjadi adalah ’win – lost’
solution. Akan tetapi jika kita membawa masalah tersebut ke dalam konteks
budaya komunikasi, hasil yang diharapkan adalah ’win-win’ solution.
Pesan ‘Goodwill’
Penulisan pesan untuk menjalin
komunikasi dan hubungan baik dalam bisnis
Eksistensi sebuah perusahaan tidak hanya ditentukan oleh
seberapa besar ia menjaga kualitas produk dan canggihnya sistem pemasarannya
saja, akan tetapi lebih jauh dari itu, dibutuhkan kemampuan untuk membuat
hubungan yang selalu baik antara perusahaan dengan lingkungan internal dan
eksternalnya. Dalam hubungan internal, perusahaan harus mampu menjaga
komunikasi dan hubungan baik dengan personil di tingkat eksekutif,suppervisor,
karyawan, pekerja lapangan, dan elemen perusahaan lainnya. Sedangkan di tingkat
eksternal,perusahaan juga harus menjaga komunikasi dan hubungan baik dengan
perusahaan lain, supplier, pendukung produksi dari bidang
lain, audience, konsumen / pelanggan, masyarakat umum, dll.
Hubungan baik tersebut tidak lain dilakukan sebagai upaya
untuk menjaga kelanggengan dan preferensi yang selalu positif di mata
orang-orang di sekitar perusahaan tersebut. Karena bagaimanapun, eksistensi
sebuah perusahaan akan bisa dijamin apabila citra yang dimilikinya selalu dalam
keadaan baik. Dan program pencitraan bukanlah satu kegiatan yang bisa dicapai
dengan cara instant. Ia harus merupakan suatu rangkaian proses yang mengaitkan
satu proses dengan proses lainnya, sehingga bisa tercipta satu’jaring’
pencitraan yang bisa dijaga dengan berbagai cara juga, salah satunya adalah
dengan mengirimkan pesan ‘goodwill’.
Pesan Goodwill : pesan yang disampaikan biasanya
disampaikan secara tak terduga / tiba-tiba, dengan kalimat yang sangat pribadi
dan menyentuh psikologi penerimanya. Bersifat ringan, hanya berisi sapaan, atau
kalimat yang langsung menyampaikan satu maksud baik tanpa basa basi dengan
tujuan untuk menunjukkan perhatian. Diwujudkan dalam bentuk surat atau kartu
dengan kertas dan desain khusus yang sangat menarik perhatian. Ia tidak sekedar
rangkaian kata-kata yang bersifat informasi atau pengumuman; ia mengandung
makna yang bersifat perhatian (seakan-akan) ditujukan kepada pribadi, dari
seseorang yang mewakili institusi, perusahaan, atau instansi tertentu kepada
satu pribadi yang dibidik sebagai target.
Pesan ‘goodwill’ akan sangat bermanfaat dan
mencapai tujuannya secara maksimal apabila mampu dipahami oleh para pelaku
bisnis dan bisa dilakukan secara kontinyu dalam segala kesempatan dengan
cara-cara yang menarik dan unik. Bisa dilakukan secara tertulis dalam bentuk
surat sederhana yang diletakkan di meja, ditempel di monitor komputer, atau
dalam bentuk ‘special card’ yang dikirim via pos atau sekedar pesan
singkat (SMS) atau sapaan sederhana di email seseorang; bahkan yang sekarang
berkembang kadangkala juga disampaikan dalam bentuk video singkat dalam format
CD yang dikemas secara unik.
Pesan ‘goodwill’ sangat akan sangat disukai
penerimanya apabila :
(1) Penulis tidak membahas / menyampaikan
pesan bisnis / promosi
(2) Diterima penerima pesan dalam keadaan tak
terduga, atau diterima sebagai kejutan yang menyenangkan.
Bagaimanapun, dalam dunia usaha, tidak ada satu hal pun yang
bisa diterima sebagai sebuah niatan yang baik semata, dibaliknya pasti ada satu
maksud lain yang mengarah pada satu tujuan tertentu dari perusahaan yang
menyampaikannya.
Apa dan Bagaimana Laporan Bisnis
Pesan komunikasi dalam laporan
bisnis
Laporan bisnis adalah presentasi yang direncanakan,
berimbang, objektif, berisi fakta-fakta bisnis yang spesifik dan bertujuan
penting. Laporan ke atas, ditujukan kepada para Penyelia dan Penentu Kebijakan.
Secara horisontal, untuk pemegang saham, pelanggan, masyarakat dan barangkali
kepada Pemerintah. Sedangkan ke bawah, ditujukan bagi para pekerja. Berisi
tentang kejadian, kondisi-kondisi, kualitas, kemajuan, hasil penyelidikan atau
penafsiran dan kesimpulan. Pembuat laporan boleh membantu penerima agar
memahami situasi bisnis yang penting, guna penyelesaian tugas teknis atau
operasional dan/atau merencanakan prosedur, memecahkan masalah, dan membuat
keputusan eksekutif.
Ada enam langkah penting dalam membuat laporan bisnis;
tentang tujuan penulisan laporan, pembaca laporan, pengumpulan ide termasuk
fakta dalam laporan, penafsiran, dan organisasi.
~ Gambarkan Masalah
dan Tujuan
Langkah perencanaan pertama untuk meneliti masalah
melibatkan dan mengenal tujuan laporan. Tujuan utama laporan bisnis seringkali
membantu penerima memecahkan masalah dan/atau membuat keputusan. Dalam laporan
lain, masalah bisa terkait dengan investasi dan suatu pilihan antara
metoda-metoda, mesin-mesin, atau kebijakan-kebijakan.
~ Pertimbangkan,Siapa
yang Menerima Laporan
Membayangkan siapa pembaca laporan dan kebutuhannya adalah
langkah sangat penting di dalam penulisan laporan bisnis. Jika laporan anda
ditujukan untuk penyelia departemen, dapat menggunakan istilah teknik dan
singkatan yang digunakan di dalam bidang Anda. Tetapi jika disalurkan ke
departemen lain atau jika untuk seseorang di luar perusahaan atau ke
stakeholder, bahasa yang digunakan harus umum dengan penjelasan.
~ Tentukan Ide
Singkatnya langkah ketiga tentang ide-ide umum dan topik
utama yang dibutuhkan untuk memenuhi tujuan laporan. Pada beberapa laporan,
perumusan formula yang diinginkan (bahkan yang penting) sebagai dasar untuk
menentukan informasi yang diperlukan dan lalu mencatat judul topik maupun garis
besar dalam kerangka yang bersifat sementara.
~ Kumpulkan Keperluan
Materi
Dari sumber apa didapat fakta dan figur yang diperlukan?
Untuk beberapa laporan, mungkin punya semua data. Bagi yang melakukan
penelitian sekunder yang diperluas dan/atau penelitian utama, membutuhkan
tambahan pemikiran untuk mencari data kemana pun.
~ Memilih dan
Menginterpretasikan Data
Langkah ke lima ini tergantung kompleksitas riset, seperti
yang ditentukan tujuan dan kebutuhan pembaca. Jika sebagian (atau semua) fakta
datang dari kuesioner, anda perlu menyusun kembali dan meneliti data setelah
menyusun tabel jawaban. Pertimbangkan lagi logika hipotesis, apakah ide utama
asli dan kerangka garis besar. Jadi meninjau kembali, menambahkan, dan
menghapus topik-topik yang diperlukan.
~ Organisasi Laporan
Cara menata laporan berhubungan dengan pembaca, tujuan, dan
pokok masalah. Utamanya dalam mengorganisir ketiga bagian laporan melalui penyusunan
induktif dan deduktif.
Penyusunan induktif pada dasarnya rencana yang tidak
langsung, dengan beberapa pertimbangan: 1) punya penjelasan rinci untuk
memahami kesimpulan, pujian dan rekomendasi, 2) siapa yang memperjuangkan
keputusan, 3) menganggap kesimpulan bertentangan dengan hasil, 4) punya sedikit
penyimpangan terhadap kesimpulan dan lebih mungkin menerima jika didapat
analisa dari faktor penting, 5) perlu membaca seluruh laporan, dan 6) menyukai
penataan laporan ini.
Kualitas laporan akan menarik untuk disimak dan mudah
dipahami apabila ditulis dengan menggunakan kaidah penulisan 7C, yaitu : Completeness
– Kelengkapan, Conciseness – Keringkasan, Consideration –
Pertimbangan,Concreteness – Kekonkritan, Clarity – Kejelasan,
Courtesy – Kesopanan, danCorrectness – Kebenaran.
Komunikasi Lisan dalam Kelompok
Aspek-aspek komunikasi lisan dalam
kelompok
Kemampuan untuk berkomunikasi lisan secara efektif sama
seperti dalam berkomunikasi secara tertulis, sebagaimana yang anda tahu,
keduanya sangat berpengaruh dalam bisnis. Baik pria atau wanita pebisnis,
keduanya menggunakan kata dan bahasa tubuh untuk mengutarakan ide dan
meyakinkan para pelanggan, kolega dan lain-lain.
Pembahasan dalam bab ini meliputi aspek komunikasi lisan
dalam kelompok; (1) berbicara dan laporan lisan (speaking and oral reporting),
dan (2) memimpin dan berpartisipasi dalam sebuah konferensi.
(1) Speaking and
oral reporting
Persiapan untuk menulis surat, memo dan laporan adalah sama
dengan persiapan untuk mengadakan pertemuan bisnis. Komunikasi tertulis dan
lisan mempunyai perbedaan masing-masing. Bagian ini pertama-tama membahas
tentang persamaan dan perbedaan dalam lisan dan tulisan, lalu persiapan untuk
presentasi lisan dan akhirnya membahas presesentasi itu sendiri.
Dalam mempersiapkan presentasi lisan, kita membutuhkan
langkah-langkah berikut ini. Langkah-langkah ini sama dengan prsiapan yang akan
kita lakukan dalam menulis laporan secara tertulis, surat dan memo.
a.
Menetapkan tujuan
b.
Menganalisa audiens dan situasi
c.
Memilih ide untuk disertakan dalam pesan
d.
Mengumpulkan dan menginterpretasikan data
e.
Mengorganisasaikan data
f.
Menggunakan alat bantu visual.
g.
Melakukan persiapan atau gladi resik apabila diperlukan
(2) Memimpin dan
berpartisipasi dalam sebuah konferensi
Sebagai seorang manager anda harus – untuk berbagai
alasan-mengadakan sebuah konferensi yang memanggil beberapa kepala bagian
terpilih, para supervisor atau karyawan. Atau anda mungkin menjadi bagian yang
terundang untuk menghadiri konferensi. Tujuan dari pertemuan itu mungkin untuk
menginformasikan, untuk menyarankan sebuah solusi dari masalah yang terjadi
atau untuk mendiskusikan jalan untuk menyelesaikan masalah yang sedang terjadi.
~ The informational
conference hanya diadakan ketika seorang pemimpin ingin memastikan dan
melihat bahwa peserta konferensi telah mengerti berbagai informasi yang ia
telah berikan pada mereka. Secara umum, bagaimanapun, memo tertulis -tanpa
sebuah pertemuan- dapat membawa informasi yang dibutuhkan untuk mereka cerna.
~ Suggested solution
conference, pemimpin konferensi akan menerangkan pembukaan dari solusi yang
akan diutarakan dalam memecahkan masalah. Dalam konferensi itu, mereka hanya
akan membahas solusi yang diusulkan itu. Konferensi itu akan membahas inti dari
usulan itu. Semua yang datang dalam konferensi itu akan memberikan ide-ide
mereka juga.
~ The Problem-solving
conference diadakan ketika eksekutif tidak menemukan solusi dalam
permasalahan yang terjadi dan mencari usulan pemecahan masalah dari para
peserta yang hadir. Karena tipe konferensi ini memerlukan kehati-hatian yang
tinggi dalam perencanaan dan pemecahannya oleh pemimpin konferensi, sebagaimana
pula sama-sama berusahanya bagi para peserta konferensi, sesi ini mendiskusikan
tahap perencanaan dan prosedur untuk pemecah masalah yang sedang dihadapi. Anda
dapat menggunakan semua saran, tentunya sama juga untuk semua tipe konferensi.
Komunikasi Interpersonal dan Tidak Tertulis
Komunikasi bisnis secara langsung
antar pribadi
Komunikasi lisan sangat penting di dunia bisnis, karena
dengan komunikasi lisan terjalin ikatan kepercayaan sebagai dasar kerjasama
dalam bisnis. Bahasan ini akan membahas tentang bagaimana menangani sebuah
komunikasi interpersonal secara lebih efektif.
Jenis komunikasi interpersonal diantaranya : wawancara,
mendikte, memberi instruksi dan peragaan, dll. Wawancara merupakan proses
pembicaraan antara seorang pimpinan (misalnya) kepada seorang pelamar/calon
pegawai yang berminat menjadi salah satu karyawan di suatu perusahaan. Mendikte
adalah proses transfer ide secara lisan dari pikiran Anda kepada pihak
lain/karyawan. Memberi instruksi dan peragaan adalah proses transfer ide
tentang apa yang harus dilakukan secara teknis dalam bentuk peragaan dan bukan
tulisan.
WAWANCARA. Wawancara kerja tersebut meliputi
wawancara awal, wawancara terakhir, wawancara tindak lanjut, wawancara langsung
dan tidak langsung, dan wawancra berpola. Wawancara yang dianggap paling
efektif dan mendapatkan tangapan yang jujur dari orang yang diwawancarai adalah
wawancara yang berpola.
Wawancara adalah percakapan dengan tujuan menggunakan semua
bentuk komunikasi yaitu berbicara, mendengar dan menulis. Ada beberapa jenis
dari wawancara, yaitu :
- Wawancara seleksi dan penempatan untuk mempekerjakan orang
yang tepat untuk pekerjaan yang tepat.
- Wawancara bimbingan kejuruan untuk membantu individu
menemukan panggilan terbaiknya.
- Wawancara konseling untuk seseorang yang terganggu dalam
hal emosinya
- Wawancara survai untuk membantu orang-orang di bidang
pemasaran menemukan jawaban untuk tugas-tugas mereka dan masalah yang mereka
hadapi.
- Wawancara kelompok digunakan untuk pemecahan masalah
- Wawancara diagnosa untuk psikologi klinis
MENDIKTE. Setelah Anda merencanakan sebuah
surat, memo, atau laporan, Anda mungkin akan mengetiknya sendiri, mendiktekan
ke sekretaris, atau menulis konsep kasar dalam tulisan tangan. Should you
dictate, you are expressing your ideas orally. Jika Anda mendikte, Anda
mengungkapkan ide-ide Anda tersebut secara lisan.
Untuk membantu Anda bisa yakin Anda akan menulis nama Anda
ke pesan yang Anda ingin mengirimkan atau untuk menggunakan secara efektif
sebagai dasar untuk pidato atau laporan, di sini yang baik untuk mengikuti
praktek-praktek lisan sementara mendikte :
1. Menyiapkan dan menentukan garis
besar dari dikte.
2. Mengatakan dengan jelas.
Berhati-hatilah dengan bentuk jamak dan kata-kata yang terdengar sama.
3. Mengeja kata-kata dan nama-nama
tidak biasa ketika menggunakan mereka untuk pertama kalinya.
4. Mendikte, pada awal pesan, instruksi
khusus seperti salinan karbon tambahan untuk orang-orang tertentu.
5. Selalu mendikte sebanyak tanda baca.
6. Mendikte pada tingkat normal, sama
seperti Anda berbicara.
7. Biarkan sekretaris Anda menggunakan
inisiatif nya untuk tata bahasa.
8. Ketika mendiktekan membalas surat
yang diterima, Anda dapat menghemat waktu Anda dan Anda sudah waktunya
stenografer jika Anda hanya menentukan nama penerima.
9. Jika Anda memiliki banyak tokoh
penting yang akan ditabulasikan, tuliskan di atas kertas dari mana stenografer
dapat menyalinnya.
10. Jauhkan mail Anda menjawab dalam
tumpukan yang teratur dengan mengubah setiap huruf (atau memo) terbalik bila
Anda telah selesai menjawabnya.
MEMBERI INSTRUKSI DAN PERAGAAN. Alasan penting lain untuk
komunikasi lisan dalam bisnis dan industri adalah memberikan instruksi atau
untuk mempertunjukkan. Di beberapa pekerjaan, seperti penjualan, pemrograman
komputer, dan banyak pekerjaan teknis juga perlu untuk berdemontrasi. Your oral
communications can be crucial for efficient company operations. Komunikasi
lisan Anda dapat menjadi sangat penting bagi kinerja perusahaa yang efesien.
