Pengertian Public Relation Fungsi, Tugas dan Tujuan Definisi Menurut Para Ahli

Pengertian Public Relation - Untuk mengetahui  defenisi Public Relation

, kita awali dari era  Ivi Lee pada tahun 1906. Ivi lee tercatat sebagai penyandang profesi public Relation Officer pertama di Amerika Serikat dan dengan keberhasilanya mengatasi berbagai persoalan krisis yang menimpa beberapa perusahaan di Amerika Serikat pada waktu itu melalui kiat dan  strategy of public relation tersebut, maka namanya diangkat sebagai “Bapak Hubungan Masyarakat” abad ini. Sejak saat itulah masyarakat menjadi tahu keberadaan dan manfaat profesi kehumasan melalui hasil karya gemilangnya di bidang Public Relation.(Ruslan : 2005 : 5)

Banyak yang mengira bahwa Public Relation hanyalah kegiatan-kegiatan yang tampak, tetapi kenyataanya kegiatan yang tampak oleh publik justru hanya satu tahap saja dari keseluruhan kegiatan Public Relation yang sebenarnya.

Menurut Scott M. Cutlip dan Allen H, Center, dalam Ruslan  (2005 : 6) “Public Relation merupakan fungsi manajemen yang menilai sikap publik, mengidentifikasikan kebijksanaan dan tata cara seseorang atau organisai demi kepentingan publik, serta merencanakan dan melakukan suatu program untuk meraih pengertian, pemahaman, dan dukungan dari publiknya” 

Menurut hasil Survei yang telah  diadakan oleh majalah Public Relation News di Amerika Serikat pada tahun 1947, 2000 orang terkemuka dalam bidang Public Relation telah menyatakan defenisi mereka tentang public Relation. Satu sama lain berbeda pendapat, sebab masing-masing mempunyai dasar pandangan dan pemikiran sendiri-sendiri. Defenisi yang dikemukakan sebelum Perang dunia II, misalnya, sudah tentu akan berbeda dengan defenisi  yang dikemukakan oleh sarjana-sarjana  di zaman modern sekarang ini. Dalam hal ini kemajuan dan perkembangan ilmu pengetahuan ikut pula menentukanya (Suhandang: 2004 :43) 

Dari 2000  defenisi yang terkumpul itu, tiga diantaranya terpilih sebagai defenisi  yang terbaik. Pilihan yang dilakukan oleh sebuah panitia yang beranggotakan para pakar Public Relation itu jatuh pada : 

• Defenisi J. C. Seidel, seorang Public Relation Director pada Division of housing di New York, yang berbunyi :  “Public Relation adalah proses yang berkelanjutan  dari usaha manajemen untuk memperoleh jasa baik dan pengertian dari pada langgannya, pegawai-pegawainya, dan public pada umumnya, kedalam mengadakan analisa dan koreksi (perbaikan-perbaikan) terhadap diri sendiri, ke luar  mengadakan pernyataan yang berarti menguntungkan” 

• Defenisi W. Emerson Reck, Seorang  Public Relation Director  pada Colgate University, yang berbunyi : “Public Relation adalah kelanjutan dari proses penetapan kebijaksanaan, pelayanan dan sikap yang disesuaikan dengan kepentingan orang atau golongan agar orang atau lembaga itu memperoleh kepercayaan dan jasa baik dari mereka, sedangkan pelaksanaan kebijaksanaan, pelayanan dan sikap itu adalah untuk menjamin adanya pengertian dan penghargaan yang sebaik-baiknya”. 

• Defenisi Howard Bonham, seorang  Vice Chairman  pada  American National Red Cross, yang berbunyi : “ Public Relation adalah suatu seni untuk menciptakan pengertian publik yang lebih baik sehingga dapat memperbesar kepercayaan publik terhadap seseorang atau organisasi”. (Suhandang : 2004 : 44) 

Definisi Public Relation

Menurut Roberto Simoes Dalam Rumanti (2002 : 7) 

1. Public Relation  merupakan proses interaksi. Public Relation menciptakan opini publik sebagai input yang menguntungkan kedua belah pihak. 
2. Public Relation adalah fungsi manajemen 
3. Public Relation merupakan aktivitas diberbagai bidang ilmu 
4. Public Relation merupakan profesi profesional dalam bidangnya, juga merupakan faktor yang sangat penting dalam pencapaian tujuan organisasi secara tepat. 
5. Public Relation  merupakan penerapan kebijaksanaan dan pelaksanaanya melalui interprestasi yang peka atas berbagai peristiwa. 

Dari penjelasan mengenai defenisi  Public Relation, maka dapat dirumuskan secara lebih sederhana, yaitu sebagai berikut :

“Public Relation  merupakan fungsi manajemen dari sikap budi yang direncanakan dan dijalankan secara berkesinambungan oleh organisasi-organisasi, lembaga-lembaga umum dan pribadi, yang  dipergunakan untuk memperoleh dan membina saling pengertian, simpati dan dukungan dari mereka yang ada hubungan dan diduga akan ada kaitannya, dengan cara menilai opini publik,    dengan tujuan sedapat mungkin menghubungkan kebijaksanaan dan ketatalaksanaan, guna mencapai kerja  sama yang lebih produktif dan untuk memenuhi kepentingan bersama yang lebih efisien, dengan kegiatan penerangan yang terencana dan tersebar luas”.  

Dalam Public Relation terdapat suatu usaha untuk mewujudkan hubungan yang harmonis antara satu badan dengan publiknya, usaha untuk memberikan atau menanamkan kesan yang menyenangkan, sehingga akan timbul opini publik yang menguntungkan bagi kelangsungan hidup perusahaan itu. Dengan ini  Public Relation  dapat mewujudkan hal-hal yang positif tentang apa yang telah direncanakan dan dilaksanakan.  

Fungsi, Tugas dan Tujuan Public Relation 

1.  Fungsi Public Relation 

Public Relation merupakan bagian dari organisasi yang berfungsi untuk menjaga dan membina hubungan baik antara instansi dengan masyarakat umum atau publik besrta dengan konsumenya. Public Relation  juga menjaga hubungan baik internal perusahaan, yaitu mencoba menjaga hubungan baik  antara semua pegawai  kerja dan karyawan baik dari top manajemen hingga pegawai dengan status pangkat paling rendah di perusahaan tersebut. Fungsi dasar dari  Public Relation  adalah membentuk dan membina hubungan baik, dengan terciptanya hubungan yang baik maka, akan terciptalah kinerja dan kualitas kerja yang baik guna mencapai keuntungan bagi inst itusi tersebut. Dalam  Elvinaro&  Soemirat  (2003 : 87) 

Public Relation dikatakan berfungsi dalam suatu organisasi atau lembaga apabila Public Relation tersebut telah menunjukkan suatu kegiatan yang jelas dan dapat dibedakan dari kegiatan lainya. 

Menurut Bertrand R. Canfield dalam Lubis (2001 : 20),  ada  tiga fungsi Public Relation, yaitu : 

1. Mengabdi kepada kepentingan umum (it should serve the public interest) 
2. Memelihara hubungan yang baik (maintian good communication) 
3. Menitik beratkan moral dan  tingkah laku yang baik  (stress good morals dan manners). 

Fungsi utama dari Public Relation Menurut Anne Can Der Meiden  dalam Rumanti (2002 : 204). 

1. Menumbuhkan, mengembangkan hubungan baik antara organisasi perusahaan dengan publiknya baik internal maupun eksternal. 
2. Menanamkan pengertian, menumbuhkan motivasi, dan meningkatkan partisipasi publik. 
3. Menciptakan  opini publik  yang menguntungkan organisasi/perusahaan dan publik. 

Menurut Prof. Drs. Onong Uchjana Effendy, M.A. dalam Ruslan      (2005 : 9)  fungsi Public Relation Officer (PRO) ketika menjalankan tugas-tugas dan operasionalnya, baik sebagai komunikator dan mediator, maupun organisator adalah :

• Menunjang  kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan organisasi 
• Membina hubungan harmonis antara organisasi dengan publik internal dan eksternal. 
• Menciptakan komunikasi dua arah dengan menyebarkan informasi dari organisasi kepada publiknya dan menyalurkan opini publik kepada organisasinya 
• Melayani publik dan menasehati pimpinan organisasi demi kepentingan umum. 
• Operasionalisasi dan organisasi  Public Relation  dalah bagaimana membina hubungan harmonis antar organisasi dengan publiknyan untuk mencegah terjadinya rintangan psikologis yang ditimbulkan dari pihak organisasi maupun dari pihak publiknya.  

Dari uraian diatas, dapat ditarik kesimpulan mengenai peran utama Public Relation yang pada intinya adalah sebagai berikut : 

Secara sederhana dan singkat dapat dikatakan bahwa fungsi  Public Relation  adalah untuk menghubungkan publik atau pihak yang berkepentingan didalam atau diluar perusahaan, karen Public Relation turut menjalankan fungsi manajemen. 

Didalam suatu perusahaan/instansi, pimpinan selalu mengalami berbagai macam masalah dalam melaksanakan pekerjaan sehari-hari. Oleh karena itu tiap-tiap bagian mempunyai tugas masing-masing untuk  mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Berikut Fungsi  Public Relation  

1. Menumbukan rasa bangga dan citra perusahaan yang menguntungkan 
2. Mensosialisasi kebijakan / program dalam memproduksikan layanan 
3. Menanamkan pengertian dan menciptakan kerja sama dengan karyawan/publik 
4. Meredam dan menetralkan isu-isu  
5. Menciptakan kerja sama dengan badan /lembaga/instansi terkait dan pemerintah. 
6. Menciptakan komunikasi yang harmonis disalam organisasi dan unitnya. 
7. Mendeteksi masalah dalam keuangan 
8. Mendorong persiapan SDM yang cakap dan profesional. 

Tugas-Tugas Public Relation  

Inti tugas  Public Relation  adalah sinkornisasi  antara informasi dari perusahan dengan reaksi dan tanggapan publik sehingga mencapai suasana akrab, saling mengerti, dan muncul suasana yang menyenangkan dalam interaksi perusaahaan  dengan publik. Penyesuaian yang menciptakan hubungan yang harmonis dimana satu sama lain saling memberi dan menerima hal-hal yang bisa menguntungkan kedua belah pihak.(Suhandang : 2004 : 73) 

Menurut Astrid S. Sutanto mengutip pendapat Cutlip  & Center dalam  Kusumastuti (2004 : 26) tugas Public Relation perusahaan adalah : 

1. Mendidik  suatu publik  melalui kegiatan non profit  untuk menggunakan barang/jasa instansinya. 
2. Mengadakan usaha untuk mengatasi salah paham antara instansi dengan publik. 
3. Meningkatkan penjualan barang dan jasa. 
4. Meningkatkan kegiatan perusahaan yang berkaitan dengan kegiatan masyarakat sehari-hari. 
5. Mendidik dan meningkatkan tuntutan serta kebutuhan masyarakat akan barang dan jasa yang dihasilkan oleh perusahaan. 
6. Mencegah pergeseran penggunaan barang atau jasa yang sejenis dari pesaing perusahaan oleh konsumen 

Seperti diketahui pelanggan merupakan orang yang paling penting karena dengan adanya pelanggan, Perusahan dapat menjalankan fungsinya. Tugas pokok dari  Public Relation adalah : 

1. Mempersiapkan, wawancara pers dan publikasi lain 
2. Menyusun rancangan naskah pidato. 
3. Mempersiapkan presentasi pimpinan. 
4. Memberikan brosur, poster, dan majalah intern 

Dengan menyadari bahwa pelanggan adalah raja, maka petugas Public Relation harus menyadari : 

1. Apa keinginan dari pelanggan 
2. Memberikan pelayanan yang baik, ramah, sopan agar mendapat penilaian yang positif dari pelanggan mengenai perusahaan tersebut. 
3. Menangani keluhan pelanggan : 
• Mendengar dengan penuh perhatian 
• Tidak menyalahkan pihak lain dan mengambil tanggung jawab dan inisiatif untuk membantu pelanggan. 
• Mencatat apa yang diinginkan pelanggan. 
• Memastikan bahwa anda tahu keinginan pelanggan. 
• Memberikan bantuan pemecahan masalah 
4. Bagaimana menangani keluhan yang kronis dari pelanggan. 
• Mengadakan pemufakatan dengan pelanggan 
• Memberikan batas waktu tertentu. 
• Mengadakan waktu istirahat. 
• Mencari jalan keluar. 
5. Bagaimana menangani kritik dan saran dari pelanggan 
• Mengadakan pemufakatan. 
• Menanyakan kekurangan lainya (untuk perbaikan) 
• Kritik yang membangun agar diterima.
• Mengadakan perbaikan bilamana diperlukan.
6. Bagaimana menghadapi pelanggan yang marah. 
• Dengan menenangkan diri sendiri. 
• Membiarkan pelanggan melampiaskan kemarahanya 
• Tunjukkan pengertian 
• Mengulangi apa yang disampaikan 
• Mengadakan pemufakatan atau menerima permintaanya. 
• Mengahadapi dengan kebijaksanaanya. 
• Mengulur waktu sampai yang bersangkutan tenang kembali. 

Menyadari bahwa pelaksanaan kegiatan  Public Relation  tidak mudah karena menyangkut masyarakat luas dengan berbagai macam karakter, maka petugas Public Relation memiliki syarat-syarat sebagai berikut: 

a.  Syarat kepribadian 

1. Aktif dan kreatif 
2. Berpengalaman 
3. Sopan, ramah, dan simpatik 
4. Penuh pengertian 
5. Memiliki wawasan yang luas 
6. Berkepribadian yang kuat 
7. Punya referensi yang baik 

b.  Syarat fisik 

1. Kesehatan yang baik 
2. Mudah tersenyum 
3. Lancar berbicara 
4. Suara yang nyaring/merdu 

c.  Syarat mental 

1. Simpati, seksama dan waspada 
2. Punya rasa tanggung jawab 
3. Optimis, jujur dan percaya diri 

d.  Syarat karakter 

1. Setia dan rajin 
2. Teliti, tepat waktu 

e.  Syarat soial 

1. Pandai bergaul 
2. Toleran, mau bekerja sama. 

Tujuan Public Relation 

Menurut  S. Steinberg    dalam Suhandang  (2004 : 53), tujuan  Public Relation adalah “menciptakan opini public yang menyenangkan tentang kegiatan-kegiatn yang dilakukan oleh badan atau perusahaan yang bersangkutan. 

Pada  dasarnya tujuan setiap perusahaan adalah memperoleh laba yang maksimal, dan ini hanya dapat dicapai apabila perusahaan cukup berhasil dalam menjalankan kegiatanya. Adapun  tujuan dilaksanakanya Public Relation adalah untuk memberikan informasi kepada masyarakat tentang kegiatan perusahaan dengan cara mengembangkan sikap saling menghargai dan memperoleh opini publik yang mendukung atau menciptakan kerja sama berdasarkan hubungan kedalam maupun keluar. 

Secara teorit is adapun  tujuan berdasarkan kegiatan Public Relation dapat dijelaskan sebagai berikut . 

• Tujuan berdasarkan kegiatan Intern Public Relation 
• Tujuan berdasarkan kegiatan Extern Public Relation 

a.  Internal Public Relation. 

Tujuan  berdasarkan kegiatan  Public Relation  kedalam perusahaan diperlukan utuk memupuk adanya suasana yang menyenangkan diantara para karyawannya, komunikasi antara bawahan dan pimpinan atau atasan terjalin dengan akrab  dan tidak kaku, serta meyakini rasa tanggung jawab akan kewajibanya terhadap perusahaan. 

Untuk dapat menciptakan itu semua, maka perusahaan melalui kebijaksanaan Internal Public Relation berusaha mengadakan : 

1. Pengumuman-pengumuman 
2. Buku pegangan pegawai 
3. Kontak pribadi 
4. Pertemuan-pertemuan berkala 
5. Kotak suara 
6. Laporan kepada pemegang saham
7. Hiburan dan darmawisata 
8. Olah raga 
9. Study tour dan pelatihan 
10. Hadiah-hadiah dan penghargaan 
11. Klinik dan apotek bagi kesejahteraan pegawai beserta keluarganya di bidang kesehatan. 
12. Tempat-tempat ibadah 
13. Tempat-tempat pendidikan 

Semuanya itu hanya sebagian dari tugas dan usaha untuk mencapai tujuan dari Internal Public Relation. Banyak lagi tugas dan upaya lain yang bisa dipikirkan petugas Public Relation guna menciptakan suasana yang menyenangkan dalam lingkungan  intern perusahaanya. Dalam hal pelaksanaan tugas-tugas tersebut, sudah tentu dipilih hal-hal yang mampu dan sesuai dengan perkembangan perusahaan itu sendiri. 

b.  Eksternal Public Relation 

Selain menjalankan  kegiatan internal  Public Relation, suatu perusahaan perlu menjalankan kegiatan eksternal Public Relation. Tujuan eksternal Public Relation adalah untuk mengeratkan hubungan dengan orang-orang diluar perusahaan hingga terbentuklah opini publik yang baik terhadap perusahaan. Berdasarkan hal tersebut, eksternal Public Relation harus melakukan tugas untuk memperoleh dukungan, pengertian dan kepercayaan dari masyarakat luas. Tugas-tugas yang harus dilaksanakan dalam eksternal Public Relation yaitu : 

1. Mengadakan analisa dan penilaian terhadap sikap dan opini publik yang menghadapi kebijaksanaan pimpinan perusahaan dalam menggerakkan kegiatannya. 
2. Memberikan nasehat dan saran kepada pimpinan perusahaan sehubungan dengan tujuan Public Relation  
3. Mempersiapkan bahan-bahan penerangan dan penjelasan yang jujur dan objektif 
4. Ikut membantu pimpinan  dalam hal menyusun atau memperbaiki formasi staff  ke arah yang efektif. 
5. Menciptakan dan memelihara suatu citra yang baik dan tepat atas organisasinya. 
6. Menyediakan berbagai informasi kepada publik, guna kebijakan, dalam rangka menjangkau pengertian publik. 

Oleh karena itu seorang pimpinan dalam hal ini perlu lebih memperhatikan    suatu langkah dalam mendayagunakan tujuan dan kegiatan eksternal Public Relation itu. Eksternal Public Relation bertujuan untuk menciptakan komunikasi dua arah timbal balik yang saling menguntungkan antara pihak perusahaan dengan pihak luar perusahan. 

Daftar Pustaka:

Ruslan, Rosady, 2005, Kiat dan Strategi Kampanye Public Relation, Penerbit PT. Raja Grafindo Persada, Jakarta. 

Suhandang, Kustadi,  2004,  Public Relation Perusahaan.  Penerbit Nuansa, Bandung. 

Rumanti, Maria Assumpta Sr, 2002,  Dasar-dasar Public Relation Teori dan Praktik, Penerbit PT. Grafindo, Jakarta. 

Elvinaro, Aldianto&Soemirat, Soleh,  2003,  Dasar-Dasar Public Relation, Penerbit PT. Remaja Rosdakarya, Bandung 

Lubis, Suwardi, 2001, Public Relation dalam Kontak Survey dan Penelitian, USU Press. 

Kusumastuti, 2004. Dasar-Dasar Humas, Gojongkerta, Ghalia Indonesia