Definisi (Perencanaan, Pengorganisasian, Koordinasi, Pengawasan,) Asas-asas Manajement

PERENCANAAN

Fungsi yang sangat mendasar dari setiaap manejemn organisasi bisnis atau publik, besar atau kecil aalah perencanaan. Untuk menjadi efektif, manejer harus mengetahui  apa yang hendak mereka capai dan bagaimana mncapainya, hal ini di tetapkan melalui perencanaan. Dengan kata lain manajer yang berhasilsebagai perencan dapat menetapkan rencana sebagai dasar – dasar yang diprlukan untuk mengorganisasi, mengisi staf, memimpin, dan mengontrol pekerjaan orang lain.

Definsi

Perencanaan secara fotmal didefinisikan sebagai suatu proses penetapan tujuan (setting objectives) yang akandi capai dan memutuskan strategi dan taktik untuk mencapainya. Hasil dari prencanaan adalah rencana (plan). Satu rencana adalah satu pernyataan tentang cara yang diharapkan untuk mencapai sasaran. Sasaran juga sering dipertukarkan dengan istilah tujuan, adalah satu target masa yang akan datang atau hasil akhir yang suatu organisasi ingin capai dan strategi serta taktik yang digunakan untuk mencapainya.

Meskipun semua manajer melakukan perncanaan tetapi tipe dan cakupan rencana bervariasi sesuai dengantingkat dan tanggung jawab manajer. Manajer pada tingkat pucak organisasi membuat rencana strategis, sedangkan manejer pada level menengahdan bawah membuar rencana operasional atau rencana taktik untuk ilmplementasi rencana strategis. Sehubungan dengan hal ini maka makin tinggi tingkat manajer dalam hirarki organisasi, semakin luas cakupan rencana yang dibuat, semakinpanjang horison waktu berlakunya rencana, dan semakin tinggi tingkat kompleksitas dari rencana yang dibuat. Dan sebaliknya semakin rendah tingkat manajer dalam hirarki organisasi, semakin sempit cakupan rencana yang dibuat, semakin pendek horison waktu brlakunya rancana dan semakin rendah tingkta kompleksitas dari rencana yang dibuat.

Pentingnya perencanaan

Semua kegiatan dan tingkat manajerial didasarka atau disesuaikan dengan rencana yang sudah ditetapkan. Rencana menentukan kemana organisasi dan kegiatan – kegiatannya akan di arahkan atau rencana. Ini berarti bahwa maksud dari tiap rencana dan semua rencana – rencana turunan (the importance of planning).

Secara lebih spesifik pentingnya perencanaan dalam operasi organisasi dapat juga dilihat dari keuntungan perencanaan (benefit of planning).sebagai berikut:

                    1.        Meningkatkan fokus dan fleksibilitas (fucus and flexibility). Suatu organisasi dengan fokus mengetahui apa yang terbaik dikerjakanya, mengetahui kebutuhan dari kustomernya, dan mengetahui bagaimana melayani mereka dengan baik. Ia siap mampu untuk merubah dalam menggapai, atau dalam mengantipasi masalah – masalah dan peluang – peluang  yang timbul yang selalu dihadapi oleh tiap organisasi. Dan fungsi manajemen untuk menghadapi, mengantisipasi dan menjelaskan perubahan lingkungan secara positif.

           2.        Meningkatkan koordinasi (koordination). Ada banyak perbedaansubsistem dan kelompok dalam organisasi dan masing – masing memiliki berbagai tujuan dalam tiap waktu tertentu. Tetapi tujuan – tujuanitu menjadi seperangkat yang saling membantu satu sama lain karena tersusun secara hirarkis.

           3.        Meningkatkan kontrol ( control ). Kontrol manajerial mengikuti pengukuran dan pengevaluasian hasil kinerja dan mengambil tindakan perbaikan jika diperlukan. Perencanaan membuat hal itu menjadi mungkin melalui penetapan tujuan – hasil kinerja yang diharapkan – dan identifikasi tindakan spesifik melalui mana hal yang diwujudkan.

                    4.        Memperbaiki manajemen waktu. ( time management ). Banyak dari kita mempunyai pengalaman sulit tentang penyeimbangan waktu tersedia dengan banyak komitmen dan peluang yang kita harus penuhi. Bahkan sangat banyak dari kita membiarkan waktu kita di dominasi oleh orang lain dan/atau oleh kegiatan bukan esensial. Tetapi melalui keuntungan personal dari peningkatan fokus dan fleksibilitas, koordinasi dan kontrol, perencanaan adalah suatu bentuk dari manajemen waktu.

Perenanaan semakin penting dilihat dari hubungan dengan fungsi – fungsi menejmen lain. perencanaan adalah fungsi manajemen yang pertama, dan menjadi landasan dan titik tolak pelaksanaan setiap fungsi – fungsi majajemen lainnya.

Perencanaan efektif

Proses perencanaan dapat didekati dalam cara berbeda. Perencanaan dapat dilakukan dari atas ke bawah atau dari bawah ke atas.perencanaan dari atas ke bawah mulai dengan penetapan tujuan besar oleh manajemen puncak sedangkan manajer dibawah tinggal melaksanakan rencana yang sudah di tetapkan. Sebaliknya perencanaan dari bawah ke atas mulai denga ide – ide yang dikembangkan pada tingkat manajemen bawah sementara manajer puncah hanya menggambarkan situasi dan kondisi yang di hadapi oleh organisasi, termasuk visi dan misi serta tujuan dan sasaran.

Tahapan – tahapan  Perencanaan

Perencaan sevagai suatu proses dapat dilakukan melalui tahap berikut:

         1.        Formulasi tujuan (goal formulation) atau penetapan tujuan (setting objectives): identifikasi tentang saran – sarang strategi mutakhir (identification of curren objecives and strategic)

          2.        Analisis lingkungan (environmental analysis) : identifikasi peluang dan kendala strategis (idenfication  of strategic opportunities and threats) lingkungan eksternal dan identifikasi kekuaan dan kelemahan (identificationof strong adn weakness) organisasional.

                   3.        Pembuatan keputusan rencana strategi ( strategic plan dicion making): kembangkan alternatif (develop alternatives), evaluasi alternatif (evaluate alternatives) pilihan alternatif (select alternatives)

                    4.        Kembangkan rencana operasional  (develop operational plan)

                    5.        implementasi rencana dan operasi hasil.(implement the plan and evaluate results)

PENGORGANISASIAN

Pengorganisasian sebagai fungsi manajemen

Sebelum menjelaskan apa itu pengorganisasian, lebih dahulu menjelaskan istilah organisasi, istilah organisasi di gunakan dalam arti statis untuk menggambarkan pola – pola stabi tentang koordinasi aktivitas unuk mencapai tujuan. Organisasi adalah sekelompok orang yang secara terkoordinasi bekerjasama mencapai tujuan melalui pembagian kerja dan fungsi dan melalui hirarki otoritas dan tanggung jawab,

Dari definisi di atas tampak ada beberapa persyaratan dasar atau karakteristik kunci dari organisasi yang harus dipenuhi untuk optimasi kerjasama organisasional. Yaitu tujuan orang dan strukturnya.

Definisi Pengorganisasian

Pengorganisasian dapat di definisikan sebagai proses penetapan pekerjaan – pekerjaan esensial untuk dikerjakan, pengelompokan pekerjaan, pendistribusian otoritas dan pengintegrasian semua tugas – tugas dan sumber – sember untuk mencapai tujuan secara efektif dan secara efesien.

Pentingnya Pengorganisasian

Manajer giat dalam pengorganisasian untuk tiga alasan.

                            1.        Pengorganisasian meningkatkan efisiensi dan kualitas dari pekrjaan organisasi

                    2.        Pengorganisasian menetapkan akuntabilitas, sebab partisipan dalam tiap usaha adalah ebih efektif ketika mereka memahami responsibilitas khusus mereka.

                      3.        Untuk memfasilitasi komunikasi, sebab komunikasi formal secara lagsung           mengikuti struktur otoritas organisasi.

Adapun mamfaat pengorganisasian dapat diidentifikasi sebagai berikut:

                    1.        Cara pencapaian tujuan lebih jelas karena kegiatan untuk mencapainya telah dijabarkan dan dikelompokan dalam berbagai tugas – tugas dalam unit – unit  terkecil dalam struktur organisasi.

            2.        Karena tiap tugas lebih jelas, maka hal tersebut memudahkan memilih, mempertahankan dan melatih orang yang tepat untuk melaksanakan tugas tersebut berdasarkan kemampuan dan keterampilan kerja yang terspesialisasi sehingga memungkinkan pemamfaatan tenagakerja sebaik – baiknya.

                    3.        Tiap anggota atau pekerja mengetahui pekerjaan apa yang harus ia kerjakan sehingga memungkinkan ia memutuskan perhatian pada pekerjaan dan dapat bekerja efektif

                    4.        Memungkinkan penggunaan fasilitas fisik yang tersedia secara efektif sesuai dengan tuntutan kebutuhan kerja.

                           5.        Hubungan kerja yang jelas antara pekerja dalam suatu unit maupun dengan        pekerja di unit lain.

                    6.        Taip unit dan tiap orang mengetahui jangkauan otoritas dan tanggungjawab termasuk dari mana otoritas diperoleh dan kepada siapa otoritas dideelegasikan serta kepada siapa bertanggungjawab dan dari siapa meminta pertanggung jawaban atas pelaksanaan pekerjaan, sehingga memungkinkan tiap unit dan tiap orang melaksanakan tugas dengan jelas

                           7.        Jelas saling trgantung dari seua unit dan subunit departemental dan kerangka  kerja serta iklim untuk kerjasama antar unit.

Proses pengorganisasian

Proses pengorganisasian anak efektif dan manajer menjadi pengorganisasian yang lebih efektif jika ia mengikuti sekuensi tahap – tahap dala pengorganisasian (step in organizing). Langkah pertama. Menetapkan pekerjaan – pekerjaan esensialuntuk dikerjakan. Ini disebut pembagian kerja. Hasilnya adalah deskripsi pekerjaan. Langka kedua mengelompokan tugas – tugas individual kedalam unit – unit atau pengelompokan pekerjaan atau pengelompokan fungsi kedalam departeen. Ini disebut depertemensi atau depertementalisasi. Langkah ketiga. Mendistribusi otoritas melalui unit – unit dan diantara individu – inndividu ini disebut distribusi otoritas atau pengelompokan wewenang. Langkah keempat. Mengintegrasi semua orang dan tugas – tugas dan aktivitas. Ini disebut koordinasi.

Tahap – tahap dan elemen - elemen fundamental pengorganisasian

Tahap – tahap kunci

Elemen fundamental pengorganisasian

Tetapkan pekerjaan – pekerjaan esensial untuk dikerjakan	Pembagian kerja
Kelompokan tugas – tugas individual ke dalam unit - unit	Departementasi
Distribusi otoritas dalam unit – unit dan diantara individu - individu	Distribusi otoritas
Integrasi semua orang, tgas - tugas dan aktivitas - aktivitas	Koordinasi

KOORDINASI

Langkah akhir dari proses pengorganisasian ialah koordinasi. Objek dari koordinasi ialah menyatukan seluruh usaha – usaha pengorganisasian oleh manajer dan memastikan bahwa proses pengorganisasian menyumbang untuk pencapaian tujuan – tujuan organisasi. Yang dimaksud dengan koordinasi adalah integrasi dari kegiatan – kegiatan individual dan unit – unit kedalah satu usaha bersama yaitu bekerja ke arah tujuan bersama. Agar aktivitas koordinasi dapat berlangsung secara efektif, maka ada tiga dasar fundamental dari koordinasi:

                    1.        Kesatuan komando (unity of command)

                    2.        Rantai komando (chain of comand) atau rantai skalar (scalar chain)

                    3.        Rentang manajemen ( span of management)

Rantai komando (chain of command)

Suatu bagan orgnanisasi khas memperlihatkan rantai komando, atau garis otoritas yang secara vertikal menghubungkan semua orang dengan berturut – turut dari tingkat paling atas manajemen. Pendekatan manajemen klasik  menekankan bahwa rantai komando harus berjalan berdasarkan scala prinsiple. Jadi rantai komando atau rantai skalar menunjukan bahwa otoritas dalam satu organisasi mulai pada puncak, dan otoritas diturunkan kebawah melalui organisasi dalam satu rantai. Dengan demikian hubungan antara superior atau atasan dengan subordinasi atau bawahan mengalir atau berawal dari puncak ke tingkat paling rendah berdasarkan tingkatan manajerial. Seperti halnya dengan kesatuan komando. Maka rantai komando juga meruakan salah satu dari prinsip – prinsip manajemen dari henry fayol.

Selain menggambarkan rantai otoritas, maka dalam rantai komando juga digambarkan rantai tanggungjawab. Rantai tanggung jawab mengalir berdasarkan rantai otoritas. Rantai otoritas merupakan saluran resmi dimana komunikasi superior terhadap subordinasi adalah otoritatif.

Kestuan komando (unity of command)

Prinsip manajemen klasik lain menggambarkan bagaimana rantai komando harus berjalan dalam praktek manajerial sehari – sehari. Satu fondasi untuk bentuk piramida tradisional dari organisasi adalah the unity of command principle. Ide bahwa pekerja tidak dapat bekerja untuk lebih dari satu bos telah secara eksplisit dilansir oleh henry fayol dalam satu dari empat belas prinsip manajemen. Kesatuan komando berarti bahwa tiap orang dalam suatu organisasi harus menerima perintah dari dan melapor kepada satu dan hanya satu manajer atau sepervisior.

Rentang manajemen ( span of management)

Dalam merancang struktur organisasi penting dipertimbangkan tentang rentang manalemen ( span of management), juga sering disebut rentang pegendalian (span of control). Rentang manajemen adalah berapa banyak jumlah unit orgabisasi atau departemen atau orang yang dapat dikelola oleh seorang manajer secara efektif.sementara retang kontrol adalah jumlah bawahan yang melapor secara langsung kepada seorang manajer. Rentang manajer maupun rentang kontrol penting diperhatikan dalam merancang sebuah struktur organisasi karena kemampuan dan waktu tiap manajer adalah terbatas.

Ada dua alasan pokok mengapa pilihan rentang manajemen yang tepat dalam struktur organisasi sangat penting.  Yaitu :

1.    Rentang manajemen dapat mempengaruhi pemamfaatan yang efisien oleh manajer dan prestasi yang efektif dari bawahanya. Rentang yang terlalu luas dapat berarti bahwa manajer terlalu berlebihan memperluas jangkauannya sendiri dan bahwa bawahanya terlalu sedikit menerima petunjuk atau pengadilan. Suatu rentang manajemen terlalu sempit berarti bahwa manajer tidak dimamfaatkan sepenuhnya.

2.    Bahwa adanya suatu hubungan  antara rentang manajemen diseluruh organisasi dan struktur organiasi. Rentang manajemen yang sempit menyebabkan struktur organisasi yang “tinggi” dengan banyak tingkat supervisior diantara manajemen puncak dan manajemen yang paling rendah. Rentang manajemen yang melebar, untuk jumlah pegawai yang sama, berarti tingkat manajemen yang tidak sedikit diatara manajemen puncak dan manajemen bawah struktur, yang mana dari kedua struktur tersebut, dapat mempengaruhi efektifitas manajer dari stiap tingkatan.

PENGAWASAN

Kasus – kasus yang sering terjadi dalam banyak organisasi adalah tidak diselesaikan suatu penugasan, tidak ditepatinya waktu penyelesaian ( deadline ), suatu anggaran yang berlebihan, dan kegiatan kegiatan lain yang menyimpang dari rencana

Ada banyak sebutan dari fungsi pengawasan ( controlling ), antara lain evaluating, appraising, atau correcting. Sebutan controlling lebih banyak digunakan karen lebih mengandung konotasi yang mencangkup penetapan standar, pengukuran kegiatan, dan pengambilan tindakan korektif.

Pengertian Pengawasan

Pengawasan dapat di definisikan sebagai proses untuk “menjamin” bahwa tujuan organisasi dan manajemen tercapai. Pengertian ini menunjukan adanya hubungan yang sangat erat antara perencanaan dan pengawasan. Seperti yang dilihat dalam kenyataan, langkah awal proses pengawasan adalah sebenarnya langkah prencanaan, penetapan tujuan, standar atau sasaran pelaksanaan suatu kegiatan. Pengawasan membantu penilaian apakah perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia, dan pengarahan telah dilaksanakan secara efektf.

Tipe – Tipe Pengawasan

Ada tiga tipe dasar pengawasan, yaitu :

1.    Pengawasan pendahuluan

2.    Pengawasan concurrent

3.    Pengawasan umpan balik

1)    Pengawasan pendahuluan .pengawasan pendahuluan, atau sering disebut steering controls, dirancang untuk mengantisipasi masalah – masalah atau penyimpangan – penyimpangan dari standar atau tujuan yang memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu diselesaikan.

2)    Pengawasan yang dilakukan bersama dengan pelaksanaan kegiatan (concurrent contro),.pengawasan ini disebut pengawasan “ya  - tidak “, screening control atau “berhenti – terus”, dilakukan selama suatu kegiatan berlangsung.

3)    Pengawasan umpan balik ( feedback control ). Pengawasan unpan balik, juga dikenal sebagai past – action control. Mengukur hasil – hasil dari suatu kegiatan yan telah diselesaikan.

Tahap – Tahap Dalam Proses Pengawasan

Proses pengawasan biasanya paling sedikit ima tahap antara lain:

1)    Penetapan standar pelaksanaan (perencanaan)

2)    Penuntuan pengukuran pelaksanaan kegiatan

3)    Pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata

4)    Perbandingan pelaksanaan kegiatan dengan sandar dan penganalisaan penyimpangan – penyimpangan

5)    Pengambilan tindakan koreksi bila perlu.

  

Pentingnya Pengawasan

Ada berbagai faktor yang membuat pengawasan semakin diperlukan oleh setiap organisasi. Faktor – faktor itu adalah :

1)    Perubahan lingkungan organisasi

2)    Peningkatan kompleksitas organisasi

3)    Kesalahan – kesalahan

4)    Kebutuhan manajer untuk mendeklarasikan wewenang.

Kata “pengawasan” sering mempunyai konotasi yang tidak menyenangkan, karena dianggap akan mengancam kebebasan dan otonomi pribadi. Padahal organisasi sangat memerlukanpengawasan itu untuk menjamin tercapainya tujuan. Pengawasan yang berlebihan akan menimblkan birokrasi, mematikan kreatifitas dan sebagainya, yang akhirnya merugikan organisasi sendiri. Sebaliknya  pengawasan yang tidak mencukupi dapat menimbulkan pemborosan sumber daya yang membuat sulit pencapaian tujuan.

Perangcangan Proses Pengawasan

William H, Newman telah mengemukakan prosedur untuk penetapan sistem pengawasan. Pendekatan terdiri ats lima langkah dasar yang diterapkan untuk semua tipe kegiatan :

1)    Merumuskan hasil yang diinginkan

2)    Menetapkan petunjuk hasil

3)    Menetapkan standar petunjuk dan hasil

4)    Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik

5)    Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi

Karakteristik – Karakteristik Pengawaan Yang Efektif.

Untuk menjadi efektif,sistem sistem pengawasan harus memenuhi kriteria tertentu. Kriteria – kriteria utama adalah bahwa sistem seharusnya .1) mengawasi kegiatan – kegiatan yang benar, 2) tepat waktu, 3) dengan biyaya yang efektif, 4) tepat akurat, dan 5) dapat diterima oleh yang bersangkutan. Semakin dipenuhi kriteria – kriteria tersebut semakin efektif sistem pengawasan. Karakter – karakter pengawasan yang efektif dapat lebih diperinci sebagai berikut:

1.    Akurat. Informasi tentang pelaksanaan kegiatan harus akurat. Data yang tidak akurat dari sistem pengawasan dapat menyababkan organisasi mengambil tindakan koreksi yang keliru atau bahkan menciptakan masalah yang sebenarnya tidak ada.

2.    Tepat – waktu . informasi harus dikumpulkan, disampaikan dan dievaluasi secepatnya bila kegiatan perbaikan harus dilakukan segera.

3.    Obyektif dan menyeluruh. Informasi harus mudah dipahami dan bersifat obyektif serta lengkap.

4.    Terpusat pada titik – titi pengawasan strategis. Sistem pengawasan harus memusatkan perhatian pada bidang – bidang dimana penyimpangan – penyimpangan dari standar paling sering terjadi atau yang akan mengakibatkan kerusakan paling fatal.

5.    Realistik secara ekonomis. Biyaya pelaksanaan sistem pengawasan harus lebih rendah, atau paling tidak sama, dengan kegunaan dari yang diperoleh sistem tersebut.

6.    Realistik secara organisasional. Sistem pengawasan harus cocok atau harmoni dengan kenyataan – kenyataan organisasi.

7.    Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi. Informasi pengawasan harus terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi, karena (1) setiap tahap dari proses pekerjaan dapat mempengaruhi sukses atau kegagalan keseluruhan operasi, dan (2) informasi pengawasan harus sampai pada seluruh personalia yang memerlukannya.

8.    Fleksibel. Pengawasan harus mempunyai fleksibel untuk memberikan tanggapan atau reaksi terhadap ancaman ataupun kesempatan dari lingkungan.

9.    Bersifat sebagai petunjuk dan operasional. Sistem pengawasan efektif harus menunjukan, baik deteksi atau deviasi dari standar, tindakan koreksi apa yang seharusnya diambil.

10.  Diterima para anggota organisasi. Sistem pengawasan harus mampu mengarahkan pelaksanaan kerja para anggota organisasi dengan mendorong perasan otonomi, tanggungjawab dan berprestasi.

sumber

pemahaman praktis asas - asas manajemen drs. ulbert silalahi, MA.

1996.

Manajemen edisi 2 . T. HANI  HANDOKO. Dosen fakultas ekonomi UGM