Prinsip Dasar Komunikasi Bisnis

A.          Pengertian Komunikasi Bisnis

Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui suatu sistem yang biasa(lazim) baik dengan simbol-simbol, sinyal, maupun perilaku dan tindakan.

Ilmu komunikasi suatu usaha yang sistematis untuk merumuskan prinsip-prinsip secara tegas dan dan atas dasar prinsip-prinsip  tersebut disampaikan informasi secara tegas yang dibentuk oleh pendapat dan sikap.

Pengertian komunikasi Bisnis dikemukakan menurut para ahli adalah sebagai berikut :

1)    Menurut kats, komunikasi bisnis adalah adanya pertukaran ide, pesan dan konsep yang berkaitan dengan pencapaian serangkaian tujuan komersin.

2)    Menurut rosenblatt adalah Pertukaran ide-ide, opini, informasi, instruksi dan sejenisnya yang dikemukakan baik secara personal,ataupun non personal melalui simbol atau tanda untuk mencapai tujuan perushaan.

3)     Menurut curtis dkk adalah komunikasi dalam organisasi bisnis ditunjukan untuk menyelesaikan masalah dan membuat keputusan.

4)      Menurut poerwanto adalah Kounikasi yang digunakan alam dunia bisnis mencakup berbagai macam bentuk verbal maupun non verbal.

Jadi dapat disimpulkan bahwa Komunikasi Bisnis merupakan komunikasi yang digunakan dalam  dunia bisnis yang mencakup berbagai macam bentuk komunikasi baik komunikasi verbal maupun non verbal yang bertujuan memberi kemudahan dalam memahami pesan yang disampaikan antara pemberi dan penerima sehingga bahasa lebih jelas, lengkap, pengiriman dan umpan balik seimbang.

B.          Ruang lingkup Komunikasi Bisnis

1)    Internal comunication

Internal komunikasi merupakan komunikasi yang terjadi diantara orang-orang yang berada dalam suatu perusahaan atau dalam perusahaan tersebut. Bentuk-bentuk internal comunication adalah sebagai berikut :

             I.        Downward communication, yakni alirankomunikasi komunikasi dari atasan ke bawahan umumnya terkait dengan ttg jwb dan wewenang seseorang dlm organiasi.

       II.        Upward communication yaitu aliran komunikasi yang berasal dari bawah ke atasan seperti apresiasi dan percaya.

       III.        Horizontal communication yaitu Komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar dalam suatu organiasi.

         IV.        Diagonal communication yaitu komunikasi yang melibatkan dua tingkat organiasi yang berbeda. Ini biasanya terjadi dalam organisasi besar yang memiliki ketergantungan.

2)    External comunication

External comunication merupakan komunikasi yang dilakukan oleh pihak organisasi atau perushaan melalui kesepakatan management untuk melakukan komunikasi dengan pihak luar.

Kesepakatan manajemen untuk melakukan dilakukan oleh pihak orang/perusahaan melalui komunikasi dengan publik luar. Media yangdigunakan adalah media umum dan media massa.

C.          Bentuk-bentuk komunikasi bisnis

Ada dua jenis bentuk dasar komunikasi bisnis :

1.      Komunikasi Nonverbal

Komunikasi non verbal merupakan Kumpulan isyarat, gerak tubuh, intonasi suara, sikap, dan sebagainya, yang memungkinkan seseorang untuk berkomunikasi tanpa kata-kata.

Komunikasi non verbal dapat tercermin dari perilaku atau tingkah laku seperti dibawah ini :

a.    Menggerakan gigi untuk menunjukan kemarahan.

b.    Mengerutkan dahi untuk menunjukkan seseorang sedang serius/ berfikir.

c.    Gambar pria atau wanita yang dipasang di pintu masuk toilet untum menunjukkan kamar sesuai dengan jenis kelaminnya.

d.      Berpangku tangan untuk menunjukkan seseorang sedang melam.

e.    Tersenyum dan berjabat tangan dengan orang lain untuk mewujudkan rasa senang, simpati dan penghormatan.

f.     Membuang muka untuk menunjukkan sikap tidak senang atau antipati terhadap orang lain.

g.    Menggelengkan kepala untuk menunjukkan sikap menolak atau keheranan.

h.    Asbak diatas meja yang menunjukkan tamu diperkenankan/ boleh merokok.

i.      Mengirimkan bunga sebagai tanda kesuksesan, cinta atau duka cita.

2.      Komunikasi verbal

            Komunikasi Verbal merupakan komunikasi dalam bentuk percakapan atau tertulis. Komunikasi dilakukan dengan menggunakan kata-kata untuk menyatakan ide. Gaya dalam berkomunikasi disesuaikan dengan situasi, dan lawan komunikasi. Penggunaan gaya bicara sangat berpengaruh terhadap minat lawan komunikasi. Mengungkapkan pesan verbal diperlukan keterampilan menggunakan kata-kata sederhana dan dapat dipahami oleh lawan komunikasi.

            Berbicara dan mendengarkan merupakan bentuk komunikasi yang paling sering dilakukan. Hal ini menjadikan orang lebih memilih berbicara daripada menulis dalam berkomunikasi. Dengan komunikasi lisan orang dapat langsung mendapat umpan balik, sedangkan pada komunikasi tertulis orang harus menyusun pesan, menulis , mengirim, dan menunggu tanggapan sebagai umpan balik.

Bentuk komunikasi  verbal selain berbicara atau komunikasi lisan dapat dilakukan dengan cara lain seperti dibawah ini :

a)    Membuat dan mengirim surat klaim

b)    Membuat dan mengirim surat penawaran harga kepada pihak lain

c)    Membuat dan mengirim surat pemesanan barang kepada pihak lain

d)    Membuat dan mengirim surat konfirmasi kepada pelanggan

e)    Membuat dan mengirim surat kontrak kerja kepada pihak lain

f)     Memberi informasi kepada pelanggan yang meminta informasi tentang produk-produk baru

g)    Berdiskusi dalam suatu tim kerja (team work)

h)   Melakukan wawancara kerja dengan para pelamar kerja di suatu perusahaan

i)     Mengadakan briefing dengan staf karyawan

D.          Persyaratan komunikasi yang efektif

Komunikasi dikatakan efektif  jika :

a.       Apabila terjadi pemahaman yang sama dan merangsang pihak lain untuk berpikir atau melakukan sesuatu.

b.      Membantu mengantisipasi masalah-masalah, membuat keputusan yang tepat, mengoordinasikan aliran kerja, mengawasi orang lain, dan mengembangkan berbagai hubungan.

Ada tiga hal yang menjadi persyaratan dalam komunikasi adalah sebagai berikut :

a.       Kredibilitas dan daya tarik komunikator.

Komunikator  (pandai menggunakan bahasa, intonasi, simbol dan mimik yang menarik simpati dan empati dari komunikannya).

b.      Kemampuan pesan untuk membangkitkan tanggapan.

Pesan (cara penyampaian, isi pesan sesuai dengan kebutuhan dan diminati oleh komunikan).

c.       Kemampuan komunikan untuk menerima dan memahami/umpan balik.

Komunikan (latarbelakang, dll).

d.      Perhatikan gangguan-gangguan yang mungkin akan menghambat proses komunikasi.

e.       Pengaruh / umpan balik (yang diharapkan / tujuan penyampaian pesan).